PENGERTIAN

Pengawasan melekat merupakan serangkaian kegiatan yang bersifat sebagai pengendalian yang terus menerus, dilakukan oleh atasan langsung terhadap bawahannya, secara preventif atau represif agar pelaksanaan tugas bawahan tersebut berjalan secara berdaya guna sesuai dengan rencana kegiatan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Pengawasan melekat sebenarnya merupakan salah satu fungsi manajemen yang dilakukan oleh setiap atasan sebagai pimpinan di samping perencanaan dan pelaksanaan. Karena itu pengawasan melekat sebenarnya bukanlah hal yang rumit, melainkan merupakan disiplin diri yang harus ditumbuhkan pada setiap atasan untuk melakukannya. Minat untuk melakukan pengawasan melekat dapat ditumbuhkan melalui berbagai cara antara lain dengan memperkuat seluruh lini pengawasan. dengan demikian kesadaran seseorang bahwa dirinya diawasi secara efektif dari luar akan memacu kemauannya untuk melaksanakan pengawasan melekat.

Pengawasan melekat pada hakekatnya merupakan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen lainya. Pengawasan melekat yang dilakukan atasan langsung seperti dimaksud sesungguhnya merupakan salah satu bentuk pengawasan melekat yang berasal dari dalam organisasi yang bersangkutan, namun memiliki sifat yang sangat dominan dan menentukan, mengingat kedudukan pimpinan yang menentukan jalannya mekanisme birokrasi organisasi yang bersangkutan.

Pimpinan dalam pelaksanaan pengawasan melekat diharapkan sebagai pendidik terhadap anak buahnya, sehingga fungsi pengawasan melekat pimpinan pada bawahan atau yang dipimpinnya memiliki unsur pendidikan pula, yaitu dalam bentuk pembinaan kepala suatu unit organisasi terhadap anak buahnya.

Pengawasan melekat dilakukan melalui :

• Penggarisan struktur organisasi yang jelas dengan pembagian tugas dan fungsi beserta urainnya yang jelas pula.
• Perincian kebijaksanaan pelaksanaan yang dituangkan secara tertulis yang dapat menjadi pegangan dalam pelaksanaannya oleh bawahan yang menerima pelimpahan wewenang dari atasan.
• Rencana kerja yang menggambarkan kegiatan yang harus dilaksanakan, bentuk hubungan kerja antar kegiatan tersebut, dan hubungan antara berbagai kegiatan beserta sasaran yang harus dicapainya.
• Prosedur kerja yang merupakan petunjuk pelaksanaan yang jelas dari atasan kepada bawahan.
• Pencatatan hasil kerja serta pelaporannya yang merupakan alat bagi atasan untuk mendapatkan informasi yang diperlukan bagi pengambilan keputusan serta penyususnan pertanggungjawaban, termasuk mengenai pengelolaan keuangan.
• Pembinaan personil yang terus menerus agar para pelaksana menjadi unsur yang mampu melaksanakan dengan baik tugas yang menjadi tanggung jawabnya dan tidak melakukan tindakan yang bertentangan dengan maksud serta kepentingan tugasnya.

Pembinaan dalam wujudnya selalau mengandung aspek mendidik dan membina, di mana telah diupayakan adanya pemberian penghargaan bagi pegawai-pegawai yang berprestasi di samping menghukum yang bersalah.

Setiap pimpinan diwajibkan untuk menciptakan pengawasan melekat dan meningkatkan mutunya di dalam lingkungan tugasnya masing-masing. Yang dimaksud dengan pengawasan melekat adalah pengawasan yang terjadi secara otomatis pada waktu seorang petugas melakukan tindakan dalam melaksanakan tanggung jawabnya. Pengawasan melekat terjadi karena berfungsinya sistem pengendalian manajemen yang disusun oleh pimpinan untuk mengarahkan segala daya dan usaha kepada tercapainya tujuan yang ditentukan. Pengawasan melekat sifatnya mencegah penyimpangan dari yang dikehendaki, jadi sifat pengawasannya preventif. Pengawasan melekat tinggi mutunya, apabila mempunyai daya cegah yang tinggi. Makin tinggi mutu pengawasan melekat, makin lebih terjamin bahwa operasi berjalan ke arah tercapainya sasaran secara efektif dan efisien.

Kualitas pengawasan melekat ditentukan oleh :

• Susunan dari sistem pengendalian manajemen.
• Pelaksanaan dari sistem pengendalian manajemen tersebut.

Makin baik susunan dari sistem tersebut dan dilaksanakan oleh petugas yang berkualitas secara utuh, makin tinggi pula kualitas pengawasan melekat yang dihasilkan.

Pengawasan melekat menurut Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: KEP/46/M.PAN/2004 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat Dalam Penyelenggaraan Pemerintahan bahwa pengawasan melekat merupakan padanan istilah pengendalian manajemen atau pengendalian intern, selanjutnya disebut WASKAT adalah segala upaya yang dilakukan dalam suatu organisasi untuk mengarahkan seluruh kegiatan agar tujuan organisasi dapat dicapai secara efektif, efisien, dan ekonomis, segala sumber daya dimanfaatkan, dilindungi, data dan laporan dapat dipercaya dan disajikan secara wajar, serta ditaatinya segala ketentuan yang berlaku.

MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud dan tujuan pengawasan melekat ini diatur dalam Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: KEP/46/M.PAN/2004 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat Dalam Penyelenggaraan Pemerintahan.

Pedoman pelaksanaan Waskat ini dimaksudkan sebagai acuan bagi setiap pimpinan instansi pemerintah pusat, pemerintah provinsi, pemerintah kabupaten, dan pemerintah kota dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya serta melakukan evaluasi dan penilaian terhadap keandalan Waskat yang dimaksud. Melalui pedoman ini diharapkan setiap pimpinan instansi dapat bertanggung jawab dan memiliki alat kendali yang dapat memberi peringatan dini apabila di dalam instansinya terjadi praktik yang tidak sehat, kekeliruan, kelemahan sistem administrasi, dan kesalahan yang dapat membuka terjadinya penyimpangan, serta melakukan evaluasi untuk menguji keandlam penerapan Waskat dilingkungannya.

Sedangkan tujuan pedoman ini adalah mewujudkan arah dan tindakan yang sama dalam pelaksanaan Waskat, sehingga pimpinan instansi pemerintah dapat menciptakan kondisi yang mendorong tercapainya tujuan organisasi secara efektif dan efisien.

ARAH KEBIJAKAN

Waskat diarahkan untuk menciptakan penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan kepada masyarakat yang bersih, transparan, professional, dan memiliki budaya kerja yang baik. Pemerintahan yang bersih dapat diartikan sebagai pemerintahan yang bebas dari praktek yang berpotensi merugikan masyarakat dan bangsa Indonesia.

Transparansi dalam pemerintahan merupakan wujud akuntabilitas publik yang diperlukan agar anggota masyarakat dapat berpartisipasi secara aktif dalam mengawasi jalannya pemerintahan, menciptakan kelancaran informasi dan komunikasi yang diperlukan bagi efektivitas penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan kepada masyarakat.

Untuk itu diperlukan pemerintahan yang professional pada tataran aparaturnya, karena aparatur menempati garis depan dalam penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan kepada masyarakat. Profesionalisme aparatur tersebut akan tercermin pada tingkat kinerja aparatur dalam penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan kepada masyarakat. Kinerja yang terpantau, terukur, dan selalu diperbaiki, lambat laun akan menyatu dalam pelaksanaan tugas dan sikap perilaku aparatur, sebagai pencerminan dari terbentuknya kerja yang baik.

UNSUR PENGAWASAN MELEKAT

Untuk menciptakan pengendalian manajemen yang memadai, digunakan delapan unsur Pengawasan Melekat (Waskat) dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran organisasi/instansi. Delapan unsur Waskat tersebut adalah :

• Pengorganisasian

Pengorganisasian merupakan proses pembentukan organisasi yang di desain sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan perkembangan organisasi, dan pelaksanaan fungsi manajerial secara menyeluruh.

• Pembinaan Personil

Pembinaan personil merupakan upaya menjaga agar faktor sumber daya manusia yang menjalankan sistem dan prosedur instansi pemerintah memiliki kemampuan secara professional dan moral sesuai dengan kebutuhan tugas dan tanggungjawabnya, yang dilakukan secara terus menerus sejak perekrutan pegawai hingga pensiun.

• Kebijakan

Kebijakan merupakan pedoman yang ditetapkan oleh manajemen secara tertulis untuk mendorong tercapainya tujuan organisasi.

• Perencanaan

Perencanaan merupakan suatu proses penetapan tujuan serta langkah-langkah kegiatan yang akan dilakukan pada masa datang.

• Prosedur

Prosedur merupakan rangkaian tindakan untuk melaksanakan aktivitas tertentu yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan yang diharapkan.

• Pencatatan

Pencatatan merupakan proses pendokumentasian transaksi/kejadian secara sistematis yang relevan dengan kepentingan organisasi instansi. Pencatatan juga mencakup proses pengelolaan data yang diperoleh menjadi informasi dalam bentuk keluaran olahan data atau laporan.

• Pelaporan

Pelaporan merupakan bentuk penyampaian informasi tertulis kepada unit kerja yang lebih tinggi (pemberi tugas) atau kepada instansi lain yang mempunyai garis kepentingan interaktif dengan instansi pembuat laporan.

SYARAT-SYARAT KEBERHASILAN

Keberhasilan Waskat tercapai bila terpenuhi 5 (lima) syarat sebagai berikut:

• Lingkungan Pengendalian Manajemen yang Kondusif

Lingkungan pengendalian manajemen yang kondusif meliputi antara lain: integritas para pejabat, nilai-nilai etika yang berlaku, kompetensi, filosofi, manajemen instansi, gaya operasi, dan cara pimpinan instansi mengatur/membagi wewenang dan tanggungjawabnya.

• Kemampuan Memprediksi dan Mengantisipasi Resiko

Setiap unit organisasi/satuan kerja senantiasa menghadapi resiko yang bersumber dari eksternal dan internal yang harus dinilai. Oleh karenanya manajemen diharapkan mampu membuat penilaian atas resiko yang akan dihadapi, yakni dengan mengidentifikasi dan menganalisis resiko-resiko yang relevan untuk pencapaian tujuan suatu organisasi.

• Aktivitas Pengendalian yang Memadai

Aktivitas pengendalian dilakukan sesuai dengan kondisi lingkungan pengendalian yang ada dalam suatu organisasi. Semakin lemah kondisi lingkungan pengendalian maka semakin besar aktivitas pengendalian yang harus dilakukan. Aktivitas pengendalian dapat berbentuk kebijakan dan prosedur yang mengakomodasi keputusan manajemen yang lebih tinggi guna menghadapi resiko yang mungkin dihadapi dalam mencapai sasaran, tujuan, misi dan visi.

• Informasi dan Komunikasi yang Efektif

Informasi dan komunikasi merupakan komponen sistem pengendalian karena kelancaran informasi dan komunikasi berkorelasi dengan transparansi/keterbukaan dan kemudahan mendapatkan akses terhadap operasi instansi, serta lancarnya sosialisasi kebijakan manajemen.

• Adanya Pemantauan, Evaluasi, dan Tindaklanjut

Pemantauan terhadap aktivitas pengendalian dilakukan secara terus menerus atau melalui evaluasi secara periodik, aktivitas manajemen dan supervisi. Cakupan dan frekuensi pemantauan melalui evaluasi secara periodik sangat tergantung pada efektivitas prosedur pemantauan melalui supervisi dan aktivitas manajemen serta hasil penilaian atas resiko yang dihadapi.

FUNGSI PENGAWASAN MELEKAT

Beberapa fungsi pengawasan melekat antara lain:

• Meningkatkan disiplin, prestasi dan perkembangan pencapaian sasaran pelaksanaan tugas antara lain adalah:

-       Tertib pengelolaan keuangan

-       Tertib pengelolaan perlengkapan

-       Tertib pengelolaan kepegawaian

-       Tercapainya sasaran pelaksanaan tugas

• Dapat terciptanya keteraturan, keterbukaan, dan kelancaran pelaksanaan tugas
• Meningkatkan kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan
• Dapat menurunkan praktik kolusi, korupsi, dan nepotisme
• Dapat mengurangi penyalahgunaan wewenang antara lain diukur dari menurunnya kasus penyalahgunaan wewenang yang terjadi pada instansi yang bersangkutan, serta meningkatnya penyelesaian tindak lanjut. Hal tersebut antara lain dapat diperoleh dari laporan hasil pengawasan.
• Dapat mengurangi kebocoran, pemborosan, dan pungutan liar, antara lain diukur dari menurunnya kasus penyimpangan yang terjadi serta meningkatnya penyelesaian tindaklanjut serta terjadinya peningkatan kehematan, efisiensi, dan efektivitas.
• Cepatnya penyelesaian perijinan, diukur dari tertib tidaknya pelayanan yang diberikan kepada masyarakat, antara lain melalui:

-       Penatausahaan

-       Ketepatan waktu

-       Tanggapan masyarakat

HUBUNGAN ANTAR UNSUR PENGAWASAN MELEKAT

Keberhasilan pelaksanaan Waskat ditentukan oleh seberapa kuatnya hubungan antar unsur Waskat tersebut dalam membentuk jaringan kinerja, sehingga tidak ada suatu kegiatan yang luput dari salah satu unsur Waskat tersebut. Sebagai contoh, jika ada suatu kegiatan yang telah disepakatai untuk dilaksanakan sesuai dengan kebijakan pimpinan tetapi kebijakan tersebut tidak tertulis, kegiatan tidak diorganisir dengan baik, tidak ditetapkan persyaratan personil yang akan melakukan, tidak dilakukan pencatatan atas aktivitas kegiatan dan tidak dilaporkan pelaksanaannya, tidak jelas prosedur kerja yang harus diikuti dalam melakukan kegiatan, serta tidak ada review atas pelaksanaan kegiatan tersebut, maka dapat dipastikan bahwa hasil pelaksanaan kegiatan tersebut jauh dari sempurnya dan sulit dipertanggungjawabkan.

LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN

Langkah-langkah pelaksanaan Waskat meliputi sosialisasi Waskat kepada seluruh satuan organisasi/kerja, penyiapan unsur Waskat pada masing-masing satuan organisasi/kerja, pemantauan pelaksanaan Waskat, evaluasi terhadap pelaksanaan Waskat, dan tindak lanjut hasil evaluasi pelaksanaan Waskat.

• Sosialiasi Waskat

Sosialisasi Waskat bertujuan untuk memberikan pemahaman yang tepat tentang pengertian dan cara pelaksanaan Waskat tanpa mengurangi pemahaman pentingnya pengawasan pimpinan kepada staf karena Waskat merupakan sistem pengendalian yang melekat pada seluruh kegiatan organisasi. Sosialisasi dilakukan secara berjenjang dan bertahap kepada seluruh pimpinan dan staf di lingkungan Departemen Agama.

• Penyiapan dan Pelaksanaan Unsur Waskat

Sebelum Waskat dilaksanakan, pimpinan satuan organisasi/kerja perlu menyiapkan unsur Waskat yang meliputi pengorganisasian, personil kebijakan, perencanaan, prosedur, pencatatan, pelaporan, supervise, dan review intern. Yang perlu dilakukan dalam tahap penyiapan dan pelaksanaan Waskat ini adalah melakukan identifikasi secara lengkap dan rinci terhadap dokumentasi masing-masing unsur Waskat; memperoleh pemahaman yang cukup terhadap masing-masing unsur-unsru Waskat; dan membuat catatan resume untuk menentukan dugaan titik rawan kelemahan yang membutuhkan perbaikan atau perhatian lebih mendalam.

• Pemantauan Pelaksanaan Waskat

Pemantauan merupakan rangkaian tindakan mengikuti pelaksanaan suatu kegiatan serta faktor-faktor yang mempengaruhinya untuk mengetahui secara dini kemungkinan terjadinya penyimpangan terhadap kebijakan maupun program yang telah ditetapkan. Untuk menjamin keandalan Waskat, maka perlu adanya pemantauan Waskat berkesinamnungan yang terjadi pada saat operasi. Pemantauan tersebut mencakup aktivitas rutin pimpinan satuan organisasi/kerja, aktivitas pengawasan, perbandingan antara satu kegiatan dengan kegiatan lainnya, rekonsilliasi, konsolidasi, dan tindakan-tindakan personil lainnya yang dapat diambil dalam menjalankan tugas mereka.

• Evaluasi Pelaksanaan Waskat

Proses evaluasi pelaksanaan Waskat dapat menggunakan beragam teknik evaluasi. Yang perlu diperhatikan oleh evaluator dalam melaksanakan evaluasi adalah:

-       Memahami aktivitas organisasi dan unsur Waskat yang ada

-       Mengetahui apakah Waskat telah berfungsi

-       Mengetahui desain sistem pengendalian yang berlaku

-       Mengetahui cara kerja sistem tersebut

-       Mengkomunikasikan pelaksanaan Waskat terhadap pihak-pihak terkait

-       Menganalisis desain sistem yang berlaku untuk mengetahui apakah sistem tersebut dapat memberikan keyakinan yang tinggi bagi pencapaian sasaran dan tujuan organisasi

-       Menggunakan checklist (instrument evaluasi) Waskat untuk mengetahui apakah pengawasan melekat telah dilaksanakan dengan baik.

• Tindak Lanjut

Tindaklanjut dari hasil evaluasi pelaksanaan Waskat berupa tindakan perbaikan dan penyempurnaan sistem dan prosedur operasi, dan pendalaman titik rawan penyimpangan melalui audit operasional atau investigasi.

INDIKATOR KEBERHASILAN

Keberhasilan Waskat dapat ditunjukkan dari:

1.  Meningkatnya disiplin, prestasi, dan perkembangan pencapaian sasaran pelaksanaan tugas, antara lain adalah :

• Tertib pengelolaan keuangan dan Barang Milik Negara (BMN)
• Tertib pengelolaan perlengkapan
• Tertib pengelolaan kepegawaian
• Tercapainya sasaran pelaksanaan tugas
• Terciptanya keteraturan, keterbukaan, dan kelancaran pelaksanaan tugas

2.  Meningkatnya kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan

3.  Menurunnya praktik korupsi, kolusi, dan nepotismen

4.  Berkurangnya penyalah gunaan wewenang antara lain diukur dari menurunnya kasus penyalahgunaan wewenang yang terjadi pada satuan organisasi/kerja yang bersangkutan, serta meningkatnya penyelesaian tindak lanjut. Hal tersebut antara lain dapat diperoleh dari laporan hasil pengawasan.

5.  Berkurangnya kebocoran, pemborosan, dan pungutan liar, antara lain diukur dari menurunnya kasus penyimpangan yang terjadi serta meningkatnya penyelesaian tindak lanjut serta terjadinya peningkatan kehematan, efisiensi, dan efektivitas.

6.  Cepatnya penyelesaian perijinan, diukur dari tertib tidaknya pelayanan yang diberikan kepada masyarakat, antara lain melalui : a) Penatausahaan, b) Ketepatan waktu, dan c) Ada tidaknya pengaduan dari pegawai dan masyarakat. Untuk tercapainya tujuan meningkatkan aparatur pemerintah yang berkualitas, bersih dan bertanggung jawab, Waskat perlu dilaksanakan melalui suatu proses yang terintegrasi, meliputi kesiapan pelaksanaan, pelaksanaan, dan tindak lanjut.